Na co powinien zwrócić uwagę przedsiębiorca zawierając umowę z kontrahentem- cz. I (zasady reprezentacji).
Przedsiębiorca podejmując kontakty gospodarcze z innymi podmiotami- niezależnie od skali prowadzonej przez siebie działalności- przyjmuje na siebie ryzyko gospodarcze związane z nierzetelnością kontrahenta, jego niewypłacalnością, innymi okolicznościami wpływającymi na wykonanie przez niego umowy. Aby minimalizować to ryzyko należy przy zawieraniu umów przestrzegać kilku podstawowych zasad. Jako adwokat uważam, że jedną z najważniejszych z nich jest ustalenie czy osoba, z którą zamierzam zawrzeć umowę jest uprawniona do reprezentacji podmiotu w imieniu którego działa.
Uprawnienie do zawarcia umowy.
Aktualnie obowiązujące przepisy prawa umożliwiają prowadzenie działalności gospodarczej w różnych formach. Może to być indywidualna działalność gospodarcza czy współpraca kilku podmiotów w ramach umowy spółki cywilnej. Działalność gospodarczą można prowadzić również w ramach bardziej rozbudowanych struktur: spółek osobowych i kapitałowych.
Niezależnie od formy prowadzonej działalności gospodarczej przedsiębiorca ma możliwość ustalenia czy osoba z którą się kontaktuje jest uprawniona do reprezentacji danego podmiotu, a co za tym idzie, czy może skutecznie zawrzeć w jego imieniu zamierzoną umowę.
Jednoosobowa działalność gospodarcza.
Ustalenie tej kwestii nie przedstawia większego problemu w wypadku gdy kontrahentem jest osoba prowadząca indywidualną działalność gospodarczą- tylko bowiem ta osoba, niezależnie od skali prowadzonej działalności (np. ilości zatrudnianych pracowników), jest upoważniona do zawierania umów. Nawet jednak w takiej sytuacji jako adwokat zalecam sięgniecie przed podpisaniem umowy do informacji o naszym przyszłym kontrahencie ujawnionych w CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej). Z zawartych tam danych możemy się dowiedzieć m.in. od jak dawna nasz przyszły kontrahent prowadzi działalność gospodarczą, czy w przeszłości zawieszał prowadzenie działalności gospodarczej, itd.
Spółki cywilne
Sytuacja komplikuje się nieco bardziej w wypadku kilku przedsiębiorców działających w ramach umowy spółki cywilnej. W takiej bowiem sytuacji stroną umowy nie jest spółka cywilna a jej wspólnicy. Generalnie w takiej sytuacji o zasadach reprezentacji decyduje umowa spółki cywilnej. To ona powinna określa który ze wspólników i w jakim zakresie jest uprawniony do działania w imieniu spółki cywilnej. Jeżeli umowa spółki nic w tym zakresie nie przewiduje to zgodnie z zasadami wynikającymi z kodeksu cywilnego:
- Każdy wspólnik jest uprawniony do reprezentowania spółki;
- Każdy wspólnik może bez uprzedniej uchwały wspólników prowadzić sprawy, które nie przekraczają zakresu zwykłych czynności spółki. Jeżeli przed zakończeniem takiej sprawy chociażby jeden z pozostałych wspólników sprzeciwi się jej prowadzeniu, potrzebna jest uchwała wspólników.
- Każdy wspólnik może bez uprzedniej uchwały wspólników wykonać czynność nagłą, której zaniechanie mogłoby narazić spółkę na niepowetowane straty.
- Do czynności przekraczających zakres zwykłych czynności spółki konieczna jest uchwała wspólników.
Podstawowy problem w relacjach gospodarczych ze wspólnikami spółki cywilnej polega na tym, że zasady reprezentacji spółki nie są uwidaczniane w żadnym publicznym rejestrze. Co za tym idzie jeżeli nasz przyszły kontrahent- wspólnik spółki cywilnej- odmawia okazania do wglądu umowy spółki cywilnej, to w zasadzie pozostaje nam wierzyć mu na słowo, że jest on uprawniony do zawarcia umowy. Dlatego jako adwokat, w tego typu sytuacjach, zalecam klientom mojej kancelarii adwokackiej, aby dążyli do tego, aby umowę podpisali wszyscy wspólnicy spółki cywilnej.
Spółki osobowe i kapitałowe.
Z ustaleniem zasad reprezentacji nie ma natomiast przeszkód w wypadku gdy kontrahentem jest spółka osobowa lub spółka kapitałowa. W wypadku tych podmiotów zasady reprezentacji wynikają bowiem z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Jeżeli więc naszym kontrahentem jest spółka osobowa lub kapitałowa, to jako adwokat zalecam, aby pierwszą podjętą czynnością było sprawdzenie na podstawie danych z KRS jakie są zasady reprezentacji tego podmiotu.
Pełnomocnicy i prokurenci.
Z doświadczenia w pracy adwokata wiem, że umowy w imieniu przedsiębiorców podpisują również pełnomocnicy lub prokurenci.
Jeżeli w imieniu drugiej strony transakcji występować ma pełnomocnik to przede wszystkim sprawdzenia wymaga czy udzielone mu pełnomocnictwo nie wygasło (może być ograniczone czasowo), czy zostało udzielone we właściwej formie (do niektórych kategorii czynność prawnych wymagana jest forma szczególna) oraz czy pełnomocnictwo obejmuje umocowanie do dokonania planowanej czynności prawnej. Jako adwokat wskazuję, iż w sytuacji gdy w imieniu drugiej strony występuje pełnomocnik, to powinno to zostać zaznaczone w umowie, zaś sam odpis pełnomocnictwa powinien stanowić załącznik do umowy.
Jeżeli natomiast w imieniu drugiej strony występuje prokurent, to w rejestrze przedsiębiorców należy sprawdzić czy dana osoba w dalszym ciągu pełni tą funkcję oraz czy może ona samodzielnie (tj. bez konieczności współdziałania z członkiem zarządu) zawrzeć umowę. W takiej sytuacji jako adwokat zalecam, aby wydruk z KRS z daty podpisania umowy stanowił załącznik do niej.
Sprawy gospodarcze w Bielsku-Białej
Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani zasięgnięciem porady prawnej w sprawie związanej z prowadzeniem działalności gospodarczej lub chcielibyście Państwo powierzyć prowadzenie takiej sprawy w Bielsku-Białej lub okolicy zapraszam do kontaktu. Wszelkie dane kontaktowe znajdziecie Państwo na mojej stronie internetowej. Zapraszam również do zapoznania się z innymi wpisami na moim blogu. W celu zapoznania się z warunkami finansowymi prowadzenia sprawy zapraszam do zakładki cennik.
Autorem niniejszego wpisu jest adwokat Wojciech Nowak prowadzący kancelarię adwokacką w Bielsku-Białej.