Zwrot kosztów pracy zdalnej- na co może liczyć pracownik?

Z dniem 7 kwietnia 2023 r. weszły w życie przepisy Kodeksu pracy regulujące zasady wykonywania pracy zdalnej. W przepisach tych przewidziany został m.in. obowiązek pokrywania przez pracodawców kosztów ponoszonych przez pracowników w związku z wykonywaniem pracy z domu. Jakie koszty podlegają zwrotowi na rzecz pracownika i w jaki sposób ustalana jest kwota tego zwrotu?

 

Jak było wcześniej

Jakiś czas temu na moim blogu zamieściłem wpis dotyczący tego czy pracownik może żądać od pracodawcy zwrotu kosztów poniesionych w związku z pracą zdalną. Wpis ten możecie Państwo znaleźć tutaj.

Generalnie przepisy obowiązujące przed 7 kwietnia 2023 r. nie przewidywały mechanizmu pozwalającego na rozliczenie kosztów ponoszonych przez pracownika w związku z pracą zdalną. Nie mniej jednak udzielając porad prawnych w tego typu sprawach wskazywałem, że nie ma żadnych przeszkód, aby pracownik i pracodawca zawarli dodatkowe porozumienie przewidujące zasady rozliczania kosztów ponoszonych przez pracownika przy pracy zdalnej.

 

Co się zmieniło?

Od 7 kwietnia 2023 r. sytuacja uległa istotnej zmianie. W tej chwili zasady zwrotu kosztów ponoszonych przez pracownika przy pracy zdalnej są regulowane przepisami Kodeksu pracy. Zgodnie z tymi przepisami pracodawca ma obowiązek pokrycia:

1. kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
2. kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
3. innych niż wymienione powyżej kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.

Jako adwokat nie mam wątpliwości, iż zwrot ostatniej kategorii kosztów możliwy jest tylko wówczas gdy zostaną one dookreślone w dodatkowym dokumencie. Może to być np. porozumienie dotyczące zasad wykonywania pracy zdalnej zawarte pomiędzy pracodawcą a organizacjami związkowymi, regulamin, czy też porozumienie zawarte między pracodawcą a pracownikiem.

Osobnym problemem przy pracy zdalnej na jaki wskazywałem w poprzednik moim wpisie było korzystanie przez pracowników z własnego sprzętu przy jej realizacji. Również ten problem został uwzględniony w przepisach, które weszły w życie początkiem kwietnia 2023 r. Aktualnie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą za wykorzystywanie niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej materiałów i narzędzi pracy w tym- co ma największe znaczenie praktyczne- urządzeń technicznych, których nie zapewnił pracodawca.

 

Ryczałt zamiast zwrotu kosztów i wypłaty ekwiwalentu

Obowiązek pracodawcy zwrotu kosztów pracy zdalnej i wypłaty ekwiwalentu za korzystanie przez pracownika z jego urządzeń przy wykonywaniu pracy może zostać być realizowany poprzez wypłatę pracownikowi ryczałtu, odpowiadającego przewidywanym kosztom jakie ponosić będzie pracownik. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu należy wziąć pod uwagę normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe, ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

 

Zwrot kosztów a podatek

Wreszcie na sam koniec jako adwokat wskazuję, iż kwoty należne pracownikowi z tytułu pokrycia kosztów, ekwiwalentu lub ryczałtu nie są opodatkowane podatkiem dochodowym, nie są również obciążone składkami na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

Autorem niniejszego wpisu jest adwokat Wojciech Nowak prowadzący kancelarię adwokacką w Bielsku-Białej.

Jeżeli zainteresował Państwa ten lub inny temat zapraszam na moją stronę internetową i prowadzony na niej blog.